Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang tersebut dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak rusak.
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing.
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pakainya.

PEMELIHARAAN MESIN-MESIN KANTOR

Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala agar tetap dalam keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan menimbulkan kekurangan atau kerusakan.

Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau rusak dengan yang baru.

Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif adalah memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi.

Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin istirahat sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya.

Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akibat kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting.

Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu:

1. Kontrak Pemeliharaan (maintenance contracts) 

Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang memberikan service produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan.

Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih banyak dipilih oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi.

2. Service Perorangan (individual service calls) 

Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan" karena service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan.

Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian besar mesin sedang dipakai atau tidak dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal daripada kontrak pemeliharaan.

3. Service Kantor (company operated service )

Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. Biaya mungkin bisa lebih rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi cukup untuk garapan sepenuhnya pegawai bagian pemeliharaan.

Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun service kontrak. Dalam hal ini sebaiknya menggunakan service kantor.

Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:

1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor
2. Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor
3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau diborongkan kepada perusahaan lain.
4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan mesin-mesin kantor yang baru.